Kayıt defteri
Ekranın üstündeki özet kartları açık talepleri, hak sahibi onayı bekleyenleri, bu yıl lisanslananları ve bitişi yaklaşan lisansları sayar. Lisans geliri kartındaki yıl seçiciyle önceki yıllara bakılır; tutarlar yalnız finansal erişimi olan kullanıcılara görünür.
Listede her satır bir taleptir: talep numarası, proje ve türü, talep eden kurum, eser ve hak sahibi, durum, lisans süresi ve sorumlu. Arama kutusu talep numarası, proje, eser, hak sahibi ya da kurum adıyla arar; durum çipleri listeyi tek duruma indirir. Satıra tıklayınca talep kartı açılır.
Her talebe kayıtta bir talep numarası verilir; numara listede ve kartta görünür ve sonradan değişmez. Kurumla yazışırken bu numarayı kullanın.
Yeni talep açma
Yeni talep düğmesi formu açar (yalnız yönetici ve operatör). Form beş bölümdür:
- Talep eden: kurumu yazıp listeden seçin; listede yoksa kayıtla birlikte yeni kurum oluşur. İlgili kişi, talep tarihi ve talebin hangi kanaldan geldiği.
- Proje: proje adı ve proje türü, yapımcı, planlanan yayın tarihi ve kısa açıklama. Türün karşılığı olmayan projelerde senkron kategorisi seçmeniz istenir.
- Eserler: eseri adıyla ya da numarasıyla arayıp seçin. Bir talepte tek eser bulunur; hak sahibi başına bir satır açılır. Talep eserin sözleşmesine bağlıdır: sözleşmesi bulunmayan hak sahipleri ayrıca bilgi satırında gösterilir ve gerekirse elle eklenir. Kayıtlarda olmayan eser elle girilebilir.
- Koşullar: mecralar, bölge, münhasırlık, lisans başlangıcı ve süresi, değişiklik izni, künye.
- Ücret ve sorumlu: tutar girerseniz talep kaydedilirken ilk teklif olarak eklenir; boş bırakabilirsiniz. Sorumlu kullanıcı seçilir.
Bilgiler henüz tamam değilse talebi eksik alanlarla kaydedip sonra tamamlayabilirsiniz; böyle bir talep listede işaretli görünür; kartındaki düğmeden formu tamamlayarak devam edersiniz.
Talep kartı
Kartın başında talep numarası, proje, kurum ve son işlem; altında durum düğmeleri, özet şerit ve talebin hangi aşamada olduğunu gösteren durum çubuğu durur. Sekmeler:
- Genel: talep eden, proje bilgileri ve iç notlar.
- Eserler: eser ve hak sahibi satırları. İlerleyen aşamalarda satırlar değiştirilemez.
- Koşullar: mecra, bölge, süre, münhasırlık, künye ve senkron kategorisi. Lisans verildikten sonra koşullar salt okunurdur; kategori her aşamada düzeltilebilir.
- Onay: hak sahiplerinin onay kayıtları.
- Finans: teklif sürümleri, hak sahibi payı, gider kalemleri, fatura ve tahsilat (finansal erişim gerekir).
- Belgeler: talep yazısı, onay yazısı, teklif ya da sözleşme belgeleri.
- Geçmiş: talebin durum değişiklikleri; kim, ne zaman.
Durum düğmeleri yalnız o aşamada yapılabilecek adımları gösterir. Eksik bir şey varsa (örneğin onayı alınmamış bir hak sahibi) ekranda nedeni yazılır.
Hak sahibi onayı
Teklif aşamasına geçmeden önce talepteki her hak sahibinin onayı kaydedilir. Onay sekmesinde hak sahibini, kararı (onay, şartlı onay, ret), kanalı ve tarihi seçip Onay kaydet'e basın. Şartlı onayda şart notu yazılır.
Teklif ve tahsilat
Teklif, kuruma sunulan ücrettir; yeni teklif eklendiğinde öncekiler sürüm geçmişinde kalır. Kurum teklifi kabul edince lisans verilir, fatura ve tahsilat bilgileri Finans sekmesinden girilir.
Hak sahibi payı bölümü, hak sahiplerine düşen tutarı gösterir. Hak sahibi payı sözleşmede tanımlı satış oranı esas alınarak kartta gösterilir; teklif kabul edilip tahsilat işaretlendiğinde pay bölümü dolar. Bir bilgi eksikse bölümde ne eksik olduğu yazılır ve ilgili sözleşme kartına geçilebilir. Hak sahibine ödeme yapıldığında satırı ödendi olarak işaretleyin.
Gider kalemleri talebe ait masrafların kaydıdır (stüdyo, kurgu vb.).
İptal ve ret
Olağan akışta talep silinmez. Vazgeçilen talep iptal edilir, kurumun kabul etmediği talep reddedildi olarak kapanır; ikisinde de gerekçe istenir ve kayıt defterde kalır. Yanlışlıkla açılmış bir kaydı defterden tümüyle kaldırmak yalnız yöneticinin yapabildiği ayrı ve geri alınamaz bir işlemdir.
Bildirimler
Yürürlükteki bir lisansın bitişi yaklaşınca listede kalan gün sayısı görünür ve bildirim zilinde uyarı çıkar; uyarıya tıklayınca talep kartı açılır.
Roller
Yönetici ve operatör talep açar, düzenler ve ilerletir. İzleyici listeyi ve kartları görür, değişiklik yapamaz. Tutarlar ve Finans sekmesi finansal erişim ister.
Ekran turu
Listeyi tanıtan kısa tur ekranın tanıtım kutusundan ya da Yardım panelinden başlar. Bir talep kartını ilk açtığınızda kartın sekmelerini tanıtan ikinci bir tur önerilir; iki turu da Yardım panelindeki "Turu yeniden başlat" listesinden açabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Bir talebe ikinci eseri eklemeye çalışmak — her eser için ayrı talep açın.
- Hak sahibi onayları tamamlanmadan teklif adımına geçmeye çalışmak — önce Onay sekmesini tamamlayın.
- Vazgeçilen talebi silmeye çalışmak — iptal edin; kayıt defterde kalır.
- Sözleşmesi girilmemiş hak sahibiyle ilerlemek — pay bölümü eksik kalır, önce Sözleşmeler ekranını tamamlayın.
Ayrıca bkz. kullanım talebi, hak sahibi onayı, teklif, tahsilat, senkron satış oranı.