Adım adım
- Eser adı, yazar (ve varsa IP numarası) sütunlu Excel'i yükleyin.
- Tarama toplu koşar; her kaynak için sonuç karantina listesine düşer.
- Sonuçları inceleyin: onaylananlar kalıcı tescil listesine geçer, reddedilenler düşer.
- Bulunan eksiklikler meslek birliğine rapor edilir.
Kaynaklar
Tarama birden çok meslek birliği kaydında yapılır; o an taranamayan kaynaklar ekranda işaretlenir.
Eser bazında görünüm
Sonuç penceresindeki Eser bazında görünümü her eseri bir satırda, her sicili bir sütunda gösterir. Her hücre şu durumlardan birini taşır: Bulundu (yanındaki sayı bulunan kayıt adedidir), Kayıt yok (sicil yanıt verdi, eşleşen kayıt çıkmadı), Kontrol edilemedi (sicil o an yanıt vermedi; bu, kaydın olmadığı anlamına gelmez) ve Devre dışı (sicil şu an taranmıyor).
Belirsiz (soru işaretli) hücre, sicilin yanıt verdiğini ama sonucun kesin olmadığını söyler: bu, "kayıt yok" anlamına gelmez; elle kontrol edin. Belirsiz ya da kontrol edilemedi hücresine tıklayınca açılan küçük pencerede sicilin arama sayfasına giden bağlantı bulunur; sonuç listesinde ilgili kayıtların altında da aynı not görünür.
Kontrol edilemeyen hücreler için Kontrol edilemeyenleri yeniden dene düğmesi yalnız o sicilleri yeniden sorar; tek bir eser için satırdaki düğmeyi kullanın. Excel çıktısında aynı tablo Kapsam sayfasında yer alır; onaylanmış kayıt olmasa da kapsam dışa aktarılabilir.
Tarama öncesi ölçüm
Aramayı Başlat dediğinizde sistem önce taranacak sicillerin o an sağlıklı yanıt verip vermediğini kısa bir denemeyle ölçer. Ölçüm sürerken yükleme kartında ilerleme çubuğu görünür; ölçüm Çalışan & Geçmiş Görevler listesinin başında da yer alır.
- Siciller yakın zamanda ölçüldüyse bu adım atlanır, tarama hemen başlar.
- Hepsi geçerse tarama sormadan başlar.
- Bazı siciller düşerse kaç sicilin geçtiği, hangilerinin dışarıda kaldığı ve nedeni (ör. sicil bakımda, sicil yanıt vermedi) yazar. N sicille başlat ile geçenlerle taramaya devam edin ya da Vazgeç deyin. Dışarıda kalan sicil bu taramada sorulmaz; eserlerinde Kontrol edilemedi yazar ve sonradan yeniden denenebilir ya da elle kontrol edilebilir.
- Tüm siciller düşerse tarama başlatılamaz; yalnız Vazgeç görünür.
- Bir ölçüm sürerken ikinci bir ölçüm ya da tarama başlatılamaz; ölçüm bitince yeniden deneyin.
Elle kontrol
Otomatik taramanın sonuç getiremediği her sicil — taranmayan, desteklenmeyen, bakımdaki ya da o an yanıt vermeyen — Sonuçlar sekmesinde her eser için ayrı bir Elle kontrol satırıyla görünür. Satırın altında kısa nedeni yazar (ör. Desteklenmiyor, Bakımda, Hata). Bu satırlar Bekleyen / Onaylanan / Reddedilen sayılarına karışmaz; kartların altında ayrı bir sayaç ve üstte Elle kontrol (N) süzgeci vardır.
- Satırdaki Ara bağlantısı sicilin arama sayfasını yeni sekmede açar; mümkünse eser adı ve hak sahibi yazılı gelir. Bazı sicillerde doğrudan arama bağlantısı yoktur ya da giriş gerekir: o zaman arama sayfası açılır, pencerede Eser adını kopyala ile eser adını alıp sayfadaki arama kutusuna yapıştırın.
- Aramayı siz yapın, sonra satırdaki Sonuç ekle ile pencereyi açın.
Eser bazında görünümde de Kontrol edilemedi ya da Devre dışı hücresine tıklayıp Elle kontrol diyebilirsiniz; Kayıt yok hücresinde de, eşleşme çıkmadığını kendiniz doğrulamak isterseniz küçük bir Elle kontrol et (doğrula) bağlantısı bulunur. Pencerede sonucu üç yoldan biriyle işleyin:
- Yapıştır — sicil sayfasında sonuç tablosunu fareyle seçip ⌘C (Windows'ta Ctrl+C) ile kopyalayın, pencerede yapıştırma alanına tıklayıp ⌘V (Ctrl+V) deyin. Tabloyu seçmek zorsa sayfada ⌘A, ardından ⌘C ile tüm sayfayı kopyalayıp yapıştırabilirsiniz; sistem eser adına en yakın kaydı bulur. Okunan yazar, yayıncı, eser numarası ve ISWC önizlenir; okunamayan alanlar formda boş kalır, onları elle doldurun. Kaydet'e basmadan hiçbir şey kaydedilmez.
- Elle doldur — yazar(lar), yayıncı, eser numarası ve ISWC'yi kendiniz yazın (birden çok adı noktalı virgülle ayırın).
- Kayıt yok — sicilde bu eser için kayıt bulamadıysanız böyle işleyin.
Kayıt, kimin ne zaman hangi sayfadan işlediğiyle birlikte otomatik sonuçlarla aynı listeye onaylı olarak girer; pencerede Kaydet'e basmanız onay sayılır. Elle kontrol satırı normal sonuç satırına döner; Kayıt yok dediyseniz satır Kayıt yok (elle) olarak kalır. Excel ve PDF çıktısında henüz işlenmemiş satırlar Elle kontrol bekliyor durumu ve arama bağlantısıyla yer alır. Hücrede elle işareti görünür; sonuç listesinde, Excel'in Kapsam sayfasında ve onaylı kayıtlarda da ayrı işaretlenir. Yanlış girilen elle kaydı yalnız yönetici silebilir; hücre önceki durumuna döner. Bu akışta sistem sicile kendisi istek göndermez; aramayı her zaman siz yaparsınız.
Giriş gerektiren sicillerde arama sayfası açılır; kendi hesabınızla girip aramayı yapın ve sonucu aynı pencereden işleyin.
Sık yapılan hatalar
- Yazar adını dosyadaki gibi değil, ters sırayla yazmak — bazı siciller sıra duyarlıdır.
- Çok büyük listeyi tek seferde taramak — tarama uzun sürer.
- Elle kontrolde kopyalanan sayfanın başka bir esere ait olması — önizlemedeki adları ve numaraları kaydetmeden önce kontrol edin.